1. Typen von Schriftgut:
Dabei kann man zwischen externem, d.h. von außen kommenden oder nach außen wirkenden, und internem, d.h. innerhalb der Behörde zirkulierendem Schriftgut unterscheiden.
Zu externem Schriftgut gehören Schreiben, Schnellbriefe, Rundschreiben, Erlasse und Telegramme bzw. Fernschreiben. Sie dienen vor allem der Kommunikation mit außen.
Zu internem Schriftgut zählen neben kurzen (Begleit-) Schreiben und Stellungnahmen vor allem Aktennotizen, Telefon- und Gesprächsnotizen sowie Aktenvermerke. Sie verdanken sich insbesondere der behördlichen Pflicht zur schriftlichen Dokumentation aller wichtigen Vorgänge und Sachverhalte, damit der Stand einer Sache jederzeit aus der Akte hervorgeht. Auch die arbeitsteilige Organisationsweise und die verschiedenen Hierarchie- und Entscheidungsebenen befördern die Entstehung internen Schriftguts.
2. Zusammenarbeit innerhalb einer Behörde und zwischen Behörden:
Das wichtigste Instrument zur Ablaufsteuerung von Verwaltungsvorgängen, insbesondere von Entscheidungsprozessen, sind Verfügungen. Dabei werden die nacheinander zu erfolgende Bearbeitungsschritte in Form einer durchnummerierten Liste auf dem Schriftstück notiert und nacheinander von den verschiedenen Bearbeitern abgearbeitet. Häufig vorkommende Verfügungen sind: „GG“ für Geschäftsgang, die Zuschreibung auf einen bestimmten Bearbeiter, die zdA-Verfügung („zu den Akten“), die Bitten um Stellungnahme oder Mitzeichnung und die Wiedervorlageverfügung. Dabei werden die Dokumente von Boten in farbigen Gittermappen von einem zum nächsten Bearbeiter gebracht.
-> Video eines Vortrages über Ministerialschriftgut und die Arbeitsorganisation von Behörden
-> PDF-Version des Vortrages über Ministerialschriftgut und die Arbeitsorganisation von Behörden