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Aktenkunde: analytische, systematische und genetische Betrachtungsweise

Die Aktenkunde ist eine Historische Hilfswissenschaft, die sich mit dem in der Neuzeit in Akten formierten behördlichen Schriftgut beschäftigt. Sie geht vom einzelnen Aktenschriftstück aus, das unter verschiedenen Gesichtspunkten analysiert wird, stellt dieses aber immer auch in den größeren Zusammenhang des zugehörigen Vorgangs oder der ganzen Akte, um die Bezüge der Schriftstücke untereinander und die Geschäftsabläufe innerhalb der Behörde herauszuarbeiten.

In der Regel unterscheidet man in der Aktenkunde drei Teilbereiche:

  • Die analytisch-formale Aktenkunde: Sie beschreibt die inneren und äußeren Merkmale von Schriftstücken und analysiert sowohl das äußere Erscheinungsbild (Papier, Schreibgerät etc.) als auch den inneren Aufbau des Textes und die verschiedenen Vermerke und Bearbeitungsspuren.
  • Die systematisch-klassifizierende Aktenkunde: Sie strukturiert die Vielzahl der verschiedenen Erscheinungsformen und ermöglicht eine Typologisierung der Schriftstücke nach Funktion, Inhalt und Form.
  • Die genetische Aktenkunde: Sie untersucht die Entstehung und Bearbeitung der Aktenschriftstücke in den jeweiligen Behörden.

Diese inhaltliche Aufteilung bestimmt auch zunächst die Gliederung des folgenden Abschnitts, in dem nacheinander die drei unterschiedlichen Zugänge zur Aktenkunde vorgestellt werden.

Die analytisch-formale Aktenkunde

Die analytisch-formale Aktenkunde betrachtet zunächst vor allem äußere und innere formale Merkmale und versucht, die verschiedenen Bearbeitungsspuren zu identifizieren und zu analysieren. Im Folgenden finden Sie zwei Versionen einer Einführung in die analytisch-formale Aktenkunde: Einerseits eine PDF-Version mit den verschiedenen Vortragsfolien, andererseits eine Filmversion der Folien, die zusätzlich eine Tonspur mit dem Vortrag enthält.

-> Film-Version: Die analytisch-formale Aktenkunde (mit Ton)

-> PDF-Version: Die analytisch-formale Aktenkunde (ohne Ton)

 

Die systematisch-klassifizierende Aktenkunde

Angesichts der Vielzahl der verschiedenen und oft ganz individuellen Erscheinungsformen von Schriftstücken fällt es oft schwer, den Blick auf die grundlegenden und allgemeinen Merkmale der Stücke zu lenken. Dafür bietet die systematisch-klassifizierende Aktenkunde ein Instrumentarium, das eine Kategorisierung und Typologisierung der Schriftstücke ermöglicht. Hierzu wird insbesondere auf den Zweck des Schreibens, auf seine formale Gestaltung und auf das hierarchische Verhältnis der beteiligten Parteien (Schreiber - Leser) zueinander geachtet.

-> Film-Version: Die systematisch-klassifizierende Aktenkunde (mit Ton)

-> PDF-Version: Die systematisch-klassifizierende Aktenkunde (ohne Ton)

 

Die genetische Aktenkunde

Grundsätzlich enthält eine Akte einer bestimmten Behörde in der Regel unterschiedliche, an sie gerichtete Schreiben anderer Stellen, aber keine eigenen Briefe und Schreiben, da diese ja abgesandt wurden. Allerdings finden sich in den Akten in den meisten Fällen Entwürfe und Konzepte, also Vorstufen für die danach erstellten und ausgelieferten Schreiben sowie manchmal Kopien oder Durchschläge eigener Schreiben. Die genetische Aktenkunde im engeren Sinne versucht, den Blick auf eben diese Entstehung (Genese) eines Schriftstücks zu lenken, die einzelnen Bearbeitungsstufen und den Anteil der unterschiedlichen Beteiligten zu identifizieren. Im weiteren Sinne gehört auch die Analyse des gesamten Geschäftsgangs in einer Behörde, insofern er sich auf dem Aktenschriftstück niederschlägt, zur genetischen Aktenkunde. Beispiele für diese weitergehende Geschäftsganganalyse werden allerdings erst im folgenden Abschnitt behandelt, während es zunächst um die Entstehungsstufen eines klassischen Behördenschreibens gehen wird.

-> Film-Version: Die genetische Aktenkunde (mit Ton)

-> PDF-Version: Die genetische Aktenkunde (ohne Ton)